Bawaslu Kota Madiun ikuti “Ngopi Arsip Vol 3” dengan tema Penyusutan Arsip; Meningkatkan Efisiensi dan Mengurangi Resiko.

Dalam Upaya meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip, Bawaslu Kota Madiun mengikuti kegiatan Ngopi Arsip (Ngobrol Pintar Seputar Arsip) Vol 3 yang diselenggarakan oleh Bawaslu Provinsi Jawa timur pada Selasa 27 Januari 2026. Kegiatan ini mengusung tema “Penyusutan Arsip; Meningkatkan Efisiensi dan Mengurangi Resiko” yang dilaksanakan secara daring melalui zoom meeting dan diikuti oleh seluruh Bawaslu Kabupaten/Kota se- Jawa Timur. Kegiatan ini bertujuan untuk mewujudkan tertib arsip sekaligus meningkatkan efisiensi kerja serta mengurangi resiko penumpukan dokumen. 

Penyusutan arsip merupakan bagian penting dalam siklus pengelolaan arsip yang meliputi pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya, serta penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Proses ini dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan.

Kegiatan ini menghadirkan narasumber yaitu Ahmad Fikri Faisal, arsiparis dari Bawaslu Kabupaten Bojonegoro menyampaikan bahwa dalam proses penyusutan arsip perlu dilakukan secara sistematis. 

“Penyusutan arsip yang dilakukan secara terencana dan sesuai prosedur akan meningkatkan efisiensi kerja, mempercepat temu kembali dokumen, serta meminimalkan risiko kehilangan maupun kebocoran informasi”. 

Dalam pelaksanaannya, kegiatan ini melibatkan pengelola arsip dari seluruh unit kerja untuk melakukan identifikasi, penilaian, dan penataan arsip sesuai klasifikasi dan masa simpan. Dengan penyusutan yang tepat, ruang penyimpanan menjadi lebih tertata dan arsip penting dapat diakses dengan lebih cepat dan akurat.

Melalui kegiatan penyusutan arsip ini diharapkan untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip sebagai bagian dari upaya mewujudkan pemerintahan yang efisien, transparan, dan akuntabel.