Peningkatan Kapasitas Administratif, Bawaslu Kota Madiun Adakan Bimtek

madiunkota.bawaslu.go.id, Kota Madiun - Menjelang Tahapan Pencalonan Pemilihan Serentak 2024, Bawaslu Kota Madiun menggelar acara Bimbingan Teknis bertajuk Tata Naskah Dinas dan Digitalisasi Arsip, serta Administrasi Pertanggung Jawaban Pembukuan Keuangan Pemilihan Serentak Tahun 2024.(Jumat,9/8/2024)

Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman terkait tata naskah dinas agar sesuai dengan pedoman yang berlaku di lingkungan Bawaslu, pengelolaan dan pertanggung jawaban keuangan, serta tertib administrasi dalam penyusunan (Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) keuangan dana hibah dalam pemilihan Tahun 2024.

Narasumber dalam kegiatan tersebut diantaranya L. Darmawan Srivisnu, S.IP., M.Si sebagai perwakilan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun, Sidik Muktiaji, Ak., M.M. sebagai perwakilan dari Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Kota Madiun, dan Poedjo Soeprantio, ST. sebagai perwakilan dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Madiun.

Darmawan membawakan materi yang berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis. Ia menunjukan kegiatan tentang pengelolaan arsip dinamis, dasar hukum pengelolaan arsip, bentuk media arsip, kegunaan arsip, pengelolaan arsip, penciptaan arsip, klasifikasi arsip, pengelolaan arsip inaktif, penyimpanan arsip inaktif, penyusutan arsip, penetapan nasib akhir arsip, pemindahan arsip, dan prosedur pemusnahan arsip. 

”Arsip-arsip yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun berpotensi akan dijadikan galeri dan menjadi salah satu objek wisata edukasi yang bertema ”madiun tempo dulu”. Ujar Darmawan 

Diketahui juga hal ini telah dibuat dan dirampungkan di Kota Bandung dan Malang. Pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Madiun akan menerima masukan dari pihak lain terkait hal ini. Darmawan pun mengajak seluruh peserta kegiatan untuk bisa berkunjung ke perpustakaan kota madiun sebagai sarana edukasi masyarakat.

Pada kesempatan yang sama, Sidik menyampaikan materi yang berjudul Mekanisme Pertanggungjawaban Pemilu serentak. Ia menyampaikan mulai dari dasar hukum sampai dengan SPJ peralatan kantor yang didalamnya terdapat detail besaran PPN, PPH, detail pembuatan kegiatan, rincian pembelian alat perkantoran juga honor tenaga administrasi.

”Jangan sampai berani-berani memalsukan alat bukti bayar karena hal itu akan sangat berbahaya sekali, dan jangan lupa untuk memenuhi bukti Surat Tugas”. Pesan Sidik 

Narasumber terakhir Poedjo dari Dinas Dukcapil Kota Madiun menerangkan bahwa berkaitan dengan akta kematian yaitu harus ada pelapor. Pelapor sendiri bisa dari ahli warisnya ataupun dari perangkat desa di tempat karena telah disediakan sarana online untuk melakukannya. Sedangkan untuk yang telah meninggal lebih dari 10 tahun, maka ahli warisnya sendiri yang harus melapor.

”Disdukcapil tidak bisa secara tiba-tiba mengeluarkan akta kematian, yang harus dipenuhi juga adalah syaratnya yaitu kartu keluarga saat masih hidup, KTP saat masih hidup, buku nikah atau ijazah atau paspor.” tegas Poedjo

Apabila kesulitan untuk memenuhi syarat itu, maka dapat dilakukan sidang di pengadilan. Hal ini diperlukan untuk menghindari penyalahgunaan akta kematian seperti dalam perihal waris. 

Disampaikan pula adanya NIK ganda, ini terjadi apabila data yang sama di daftarkan 2 kali dengan perubahan tanggal lahir, ini akan terdapat NIK yang ganda. Tetapi ini akan terlihat dari data yang aktif dan tidak aktif, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil akan menghapus NIK yang tidak aktif setelah mengecek NIK yang ada. Poedjo juga berharap adanya partisipasi masyarakat untuk melaporkan kejadian seperti ini. Pelaporannya pun cukup mudah dengan menyertakan sepengetahuan RT dan RW sekitar.

Sebagai tambahan Informasi, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Madiun berdedikasi tinggi dengan cara membuka layanan di hari sabtu dan minggu. Layanan ini bernama ”Anti Prei” dimana Disdukcapil  melayani setiap hari mulai dari jam 8 pagi hingga jam 12 siang. Hal ini termasuk hari – hari besar seperti hari kemerdekaan, hari besar idul fitri dan hari natal. Saat ini juga Disdukcapil melakukan perekaman langsung di sekolah – sekolah di kota madiun.